در درس گذشته در رابطه با نحوه‌ی ارائه‌ی مودبانه‌ی درخواست‌های خود در ایمیل صحبت شد. در این درس اما در رابطه با معذرت‌خواهی صحبت می‌شود.

در زبان انگلیسی روش‌های خیلی زیادی برای معذرت‌خواهی وجود دارد. و عبارت‌های معذرت‌خواهی، با توجه به میزان مسئولیت شما در مشکل بوجود‌آمده، به شکل‌های مختلفی استفاده می‌شوند. با توجه به اینکه تمامی این عبارات را نمی‌توان در یک نوشته توضیح داد، فقط به پراستفاده ترین عبارت معذرت‌خواهی یعنی I’m sorry میپردازیم.

با توجه به میزان مسئوليت شما در موقعیت بوجود آمده، به سه روش می‌توان معذرت خواهی کرد:

  • I’m sorry if
  • I’m sorry that
  • I’m sorry about

علی‌رغم اینکه این سه عبارت خیلی شبیه هم هستند، برای موقعیت‌های مختلفی استفاده می‌شوند که در ادامه توضیح داده می‌شود.

معذرت‌خواهی

I’m sorry if

ارتباطات ای‌میلی به آن سادگی که به نظر می‌رسند نیستند و هم نویسنده و هم خواننده به راحتی می‌توانند اشتباهاتی مرتکب شوند. در بعضی موقعیت‌ها، تشخیص اینکه چه کسی واقعاً مسئول مشکل بوجود آمده است، بسیار سخت است. به عبارت دیگر شما مطمئن نیستید که چقدر در مشکل ایجاد شده مقصر هستید. در این شرایط می‌توانید از روش زیر برای معذرت‌خواهی استفاده کنید:

I'm sorry if + description

به عنوان مثال:

I'm sorry if you didn't receive the resume I sent.

در اینجا معلوم نیست چه کسی مقصر است. اختلال اینترنتی می‌تواند هم از سمت فرستنده و هم از سمت گیرنده باشد.

I'm sorry if I didn't understand the directions correctly.

در اینجا معلوم نیست که آیا فرستنده خوب مسیر را توضیح نداده، یا گیرنده به خوبی توضیحات را نفهمیده.

با فرستادن ایمیلی مانند ایمیل فوق، طرف مقابل به طور غیر مستقیم متوجه می‌شود که بایستی دقت بیشتری بکند. همانطور که در درس اول این مجموعه گفته شد، همیشه بهتر است که به جای انداختن کامل تقصیر به گردن دیگری، خود را نیز تا حدی مقصر بدانیم.

I’m sorry that

این عبارت زمانی به‌کار می‌رود که صد درصد مطمئن هستید که مقصر مشکل بوجود آمده‌اید. در این شرایط می‌توانید از روش زیر برای معذرت‌خواهی استفاده کنید:

I'm sorry that + description

به عنوان مثال:

I'm sorry that the correct file was not sent.

I'm sorry that our meeting next week needs to be cancelled.

اما بایستی توجه داشته باشید که معذرت‌خواهی به تنهایی کافی نیست و باید دقیقاً به خواننده بگویید که چطور مشکل بوجود آمده جبران شود:

I'm sorry that the correct file was not sent. I have included the correct file in this email. 

I'm sorry that our meeting next week needs to be cancelled. Please check the new dates below at your convenience. 

I’m sorry about

این عبارت معمولاً برای معذرت‌خواهی از خطاها و لغزش‌های بسیار جزئی به کار می‌رود و نحوه‌ی استفاده از آن به صورت زیر است:

I'm sorry about + NOUN

به عنوان مثال شاید در ای‌میل خود غلط املایی یا نگارشی کوچکی داشتید. یا مثلاً موردی را یادتان رفته در ای‌میل قرار دهید و به سرعت اضافه می‌کنید.

I am sorry about the confusion. I will send you a new document with the correct address shortly.

در این مثال همانطور که مشخص است، مشکل به راحتی با فرستادن دوباره‌ی آدرس صحیح حل می‌شود.

به جای عبارت confusion میتوان از inconvenience یا delay هم استفاده کرد.

نکته:

این پکیج آموزشی را میتوانید در اپلیکیشن اندرویدی زبانشناس (پکیج نوشتن ایمیل انگلیسی)، به همراه امکانات جانبی بسیار خوب آن بخوانید.

=================

اشتراک در بخش ای‌میل

نکته‌ی مهم:

با ثبت‌نام در خبرنامه‌ی ایمیلی زیر، هروقت مطلب جدیدی در رابطه با نوشتن ایمیل انگلیسی به وبسایت زبانشناس اضافه شد، از طریق ایمیل به شما اطلاعرسانی می‌شود.

فایل صوتی کورس:

دانلود فایل صوتی

فایل ویدئویی کورس:

نگارش ایمیل‌های معرفی و اطلاع‌رسانی


متن انگلیسی کورس:

How to Write Apology Emails

Welcome back everyone. In our previous lesson, we learned how to write requests in your emails, and starting using more polite language to do so. In this lesson, we’re going to learn how to write apologies in our emails. Before we start, let me ask you this. How many ways are there to apologize in your language.

In English, there are many ways to apologize and these expressions are used differently, depending upon how responsible you are for a certain situation. Because of that, we’re going to focus on the most common expression, I’m sorry. But you will learn three different ways to complete your apology depending upon your level of responsibility in the matter. The three different expression we’ll learn are I’m sorry if, I’m sorry that, and I’m sorry about.

Although these three expressions look very similar, they’re used for different situations, and can be very useful in their own way. Let’s start learning more about them.

First let’s look at I’m sorry if.

Since email communication is not as simple as it appears and mistakes can happen for both writers and recipients, there are situations in which it’s difficult to determine who was in fact responsible for the mistake or unfortunate circumstance. In other words, you’re not sure of your level of responsibility for a mistake. In this case, write an apology using I’m sorry if with your description.

To illustrate, let’s take a look at the following examples. I’m sorry if you didn’t receive the resumé I sent.

I’m sorry if I didn’t understand the directions correctly.

This apology shows how the author of an email is not sure about his or her level of responsibility for the situation and the recipient could be responsible as well. By using this type of apology, the reader will also get a chance to realize that they should double check if he or she has some responsibility for the situation.

As I mentioned in our first module, it’s often better to apologize first, and take the blame rather that to give the impression that you are blaming the other person.

Now let’s talk about the second expression, using I’m sorry that.

We use this type of sentence for writing an apology when we are 100% sure of our responsibility for a situation. Again, you will write I’m sorry followed by the word that plus a description of the mistake. Let’s take a look at the following examples.

I’m sorry that the correct file was not sent.

I’m sorry that our meeting next week needs to be cancelled.

In this example, the author’s 100% sure that their side is responsible for the inconvenience caused. In these cases, it’s important to follow up with a clear description of the actions necessary to correct the situation which can include alternative dates in the case of this example.

For instance, the next sentences could be I have included the correct file in this email.

Please check the new dates below at your convenience.

An apology is needed whenever there is miscommunication, but it is always important to communicate ways to solve any inconvenient consequences, especially if we were the ones who caused them.

Finally, let’s look at the expression I’m sorry about.

This expression is used to write apologies for small slip-ups or errors. These are small mistakes which require no more than a few words to be described and corrected.

This method is particularly useful for situations in which you do not need to describe an unfortunate event in detail whether because you and the recipient are aware of it, or because it is just a small slip up. Such situations are common and they can include typos, spelling mistakes or unimportant misunderstandings.

Here’s an example of a situation where this type of apology is used. I am sorry about the confusion. I will send you a new document with the correct address shortly.

In this example, the author gave the incorrect address to the recipient and it is apologizing for it. Because this problem can be easily fixed, it wasn’t necessary to describe the mistake in detail, and keep the apology brief.

You can always use words such as inconvenience or delay in place of confusion.

So, we’ve learned three different ways to say I’m sorry. The first was, I’m sorry if, with the description to use when either party may be responsible. The second was, I’m sorry that, with the description for when you know you made a mistake. And the last was an expression such as I’m sorry about the inconvenience used when you’re apologizing for small errors.

Writing apologies is essential to maintaining good relationship between writer and recipient. More specifically, it is the first step to correct communication breakdowns which could mean the difference between a successful business relationship or a lost opportunity. Well, this is it for this module. In our next module, we’re going to talk about how cultural differences can affect email communications. I’ll see you in our next module.

دوره‌ی آموزشی نوشتن ایمیل انگلیسی

دوره‌ی آموزشی نوشتن ایمیل انگلیسی توسط استاد دانشگاه جورجیا تک تدریس شده است و بسیار کامل و آموزنده است. ویدئوهای این کورس را به ترتیب زیر بخوانید:

فصل اول: مقدمه‌ای بر نوشتن ای‌میل انگلیسی

بایدها و نبایدها

بایدها و نبایدهای نوشتن ای‌میل

مقدمات نوشتن و ادیت ای‌میل

مقدمات نوشتن و ادیت ای‌میل

اشتباهات رایج در علامتهای نگارشی

اشتباهات رایج در علامتهای نگارشی

اشتباهات رایج در استفاده از حروف بزرگ

اشتباهات رایج در استفاده از حروف بزرگ

فصل دوم: نوشتن سابجکت و متن ای‌میل تاثیرگذار

نوشتن سابجکت مناسب

نوشتن سابجکت مناسب

نوشتن متن اصلی ای‌میل

نوشتن متن اصلی ای‌میل

فصل سوم: ایمیل‌های معرفی و اطلاع‌رسانی

بررسی ایمیل‌های معرفی و اطلاع‌رسانی

بررسی ایمیل‌های معرفی و اطلاع‌رسانی

شیوه‌ی نگارش ایمیل‌های معرفی و اطلاع‌رسانی

شیوه‌ی نگارش ایمیل‌های معرفی و اطلاع‌رسانی

فصل چهارم: نوشتن ای‌میل‌های درخواست و معذرت‌خواهی

ای‌میل‌های درخواست

ای‌میل‌های درخواست

ای‌میل‌های معذرت‌خواهی

ای‌میل‌های معذرت‌خواهی