آیا تا به حال شخص جدیدی در زندگی خود دیده‌اید که در جهت‌دهی زندگی شما خیلی موثر بوده باشد؟ وقتی برای بار اول به ایشان معرفی شدید چه حسی داشتید و این معرفی چگونه بود؟

ایمیل‌های معرفی هم دقیقا به همین صورت است. اگر به خوبی انجام شود، ممکن است حتی زندگی شما را عوض کند. بنده به شخصه این موضوع را چندین بار تجربه کرده‌ام و با فرستادن ایمیل معرفی خوب، توانسته‌ام نتایج خیلی خوبی در زندگی خود رقم بزنم.

پس بیایید ببینیم که این ایمیل‌ها چگونه بایستی فرستاده شود.

ایمیل‌های معرفی

در این نوع ایمیل‌ها، میخواهیم که خود، یا دو نفر دیگر را به یکدیگر معرفی کنیم. در هر دو صورت بایستی از نکات ساده‌ای پیروی کنیم.

همانطور که در درس قبلی گفتیم، قسمت سابجکت ایمیل بایستی واضح و صریح باشد.

سابجکت را بایستی طوری بنویسید که خواننده بداند این معرفی برای آن‌ها سازنده است:

مثالی از سابجکت معرفی بد:

Meet Hosein Naseri

مثالی از سابجکت معرفی خوب:

Meet Hosein Naseri, Co-founder of Zabanshenas.com

Introducing Hosein Naseri, Co-founder of Zabanshenas.com

در متن اصلی ای‌میل بایستی صراحتا بگویید که چه کسی هستید، و با معرفی خود، چه فرصت ارزشمندی را می‌توانید برای خواننده فراهم کنید.

یا اگر دو نفر دیگر را به یکدیگر معرفی می‌کنید، بایستی بگویید که آندو چگونه با هم می‌توانند فرصت خوبی را رقم بزنند.

به عنوان مثال دقیقا بگویید که چه مهارت‌هایی دارید که به درد خواننده می‌خورد:

I am skilled at ...

و چرا ملاقات با شما برای خواننده خوب است:

These skills will be good for ...

ایمیل‌های اطلاع‌رسانی

ایمیل‌های اطلاع‌رسانی تا حدی با ایمیل‌های معرفی تفاوت دارند اما با این حال نکات نوشتن سابجکت مناسب، برای این ایمیلها هم بایستی رعایت شود.

ایمیل‌های اطلاع‌رسانی راهی است که به دیگر افراد بگویید چه خبر جدیدی برای آنها دارید. شاید این خبر یک محصول یا خدمت جدیدی باشد که ارائه می‌دهید. یا شاید دفتر جدیدی زده اید یا کلا نقل مکان کرده‌اید.

اطلاع‌رسانی خبری جدید به دیگران

وقتی خبر جدیدی را تنظیم می‌کنید، بسیار بسیار دقت کنید که اطلاعات ارائه شده دقیق باشد. زیرا هیچ چیزی غیر حرفه‌ای تر از این نیست که به دلیل سهل‌انگاری‌تان، مجبورید یک ایمیل اصلاحیه بنویسید.

قبل از فرستادن ایمیل، از صحیح بودن محتوای آن اطمینان حاصل بفرمایید تا مجبور به فرستادن ایمیل اصلاحیه نشوید.

نکته پایانی:

اگر در حال نوشتن ایمیل معرفی، یا اطلاع‌رسانی هستید، احتمال اینکه اطلاعات جانبی لازم باشد زیاد است. بنابراین تا جایی که می‌توانید به سوالاتی که احتمال دارد برای خواننده ایجاد شود فکر کنید و آنها را در همان ایمیل جواب بدهید.

درس امروز اینجا به پایان می‌رسد. در درس بعدی به این می‌پردازیم که لحن هرکدام از این ایمیل‌ها بایستی چگونه باشد.

نکته:

این پکیج آموزشی را میتوانید در اپلیکیشن اندرویدی زبانشناس (پکیج نوشتن ایمیل انگلیسی)، به همراه امکانات جانبی بسیار خوب آن بخوانید.

=================

اشتراک در بخش ای‌میل

نکته‌ی مهم:

با ثبت‌نام در خبرنامه‌ی ایمیلی زیر، هروقت مطلب جدیدی در رابطه با نوشتن ایمیل انگلیسی به وبسایت زبانشناس اضافه شد، از طریق ایمیل به شما اطلاعرسانی می‌شود.

فایل صوتی کورس:

دانلود فایل صوتی

فایل ویدئویی کورس:

ایمیلهای معرفی و اطلاعیه


متن انگلیسی کورس:

Overview of Introduction & Announcement Emails

Hi, and welcome to module 3. Over the next couple of modules, we will look at different types of emails and how they should be planned and written differently depending upon their purpose. In this module we’ll focus on introductions and announcement emails. Our first lesson will be on understanding the basic purposes and approaches to these two types of emails. And then our next lesson will focus on the key language and how to write these emails.

We’re going to start with introduction emails.

Remember a time in your life when you met someone that’s now important to you? How did that feel and how did that change your life? Well, introduction emails can change your life if they’re written the right way. So lets find out how to do that.

In introduction emails, you may be introducing yourself or two business contacts that you think would work well together. Either way, you want to follow a few simple rules.

As we said in an earlier lesson your subject line needs to be clear and to the point. Let your reader know that you think the introduction will be good for them professionally. Let’s look at some examples.

In the body of your email, state clearly who you are and what value you can add to the reader after you meet. The same goes with introducing two of your business contacts to each other. How do you or your two contacts make a good match?

For example, state clearly what skills or abilities you have that will work well for your reader, or why meeting you would be good for them.

We’re now going to focus on announcement emails. Announcement emails are somewhat different. The same rules about the subject line and greeting are true. Announcements are a way of telling other professionals about something that’s new to them. It may a product or service you offer, maybe it’s the opening of a new office or change of location.

Be very clear about information you’re providing and make sure it’s accurate the first time.

Nothing looks less professional than having to send a correction email because you goofed up the first one.

If you’re in the process of setting up a meeting or you sent out an announcement of some kind, people may request additional information. Look closely at any questions and be sure you do not send an email with unanswered questions.

Try to think of any additional information people might need as a result of the questions or new ideas in your response.

Now let’s sum up. We’ve looked at two different types of emails and how to keep them as clear as possible. Here are some key ideas to keep in mind with these lessons. For both types of emails, make sure that the subject line clearly reflects the purpose of the email.

Introduction emails should include why it is important to get to know you, or the other business partner. And with announcement emails, always double check to make sure the information is correct before you send it out. You should now have an improved idea of how to write introduction and announcement emails.

دوره‌ی آموزشی نوشتن ایمیل انگلیسی

دوره‌ی آموزشی نوشتن ایمیل انگلیسی توسط استاد دانشگاه جورجیا تک تدریس شده است و بسیار کامل و آموزنده است. ویدئوهای این کورس را به ترتیب زیر بخوانید:

فصل اول: مقدمه‌ای بر نوشتن ای‌میل انگلیسی

بایدها و نبایدها

بایدها و نبایدهای نوشتن ای‌میل

مقدمات نوشتن و ادیت ای‌میل

مقدمات نوشتن و ادیت ای‌میل

اشتباهات رایج در علامتهای نگارشی

اشتباهات رایج در علامتهای نگارشی

اشتباهات رایج در استفاده از حروف بزرگ

اشتباهات رایج در استفاده از حروف بزرگ

فصل دوم: نوشتن سابجکت و متن ای‌میل تاثیرگذار

نوشتن سابجکت مناسب

نوشتن سابجکت مناسب

نوشتن متن اصلی ای‌میل

نوشتن متن اصلی ای‌میل

فصل سوم: ایمیل‌های معرفی و اطلاع‌رسانی

بررسی ایمیل‌های معرفی و اطلاع‌رسانی

بررسی ایمیل‌های معرفی و اطلاع‌رسانی

شیوه‌ی نگارش ایمیل‌های معرفی و اطلاع‌رسانی

شیوه‌ی نگارش ایمیل‌های معرفی و اطلاع‌رسانی

فصل چهارم: نوشتن ای‌میل‌های درخواست و معذرت‌خواهی

ای‌میل‌های درخواست

ای‌میل‌های درخواست

ای‌میل‌های معذرت‌خواهی

ای‌میل‌های معذرت‌خواهی