آموزش نوشتن ایمیل به انگلیسی [با ویدئوی آموزشی و مثال]

علیرغم اینکه در کشور ما ایران، هنوز ایمیل جایگاه خود را به خوبی در میان مردم و کارهای روزمره پیدا نکرده است؛ اما در کشور‌های پیشرفته جایگاه بسیار مهمی دارد و خیلی از مکاتبات از این طریق صورت می‌گیرد. بنابراین، اگر می‌خواهید ارتباطات قوی‌تری با افراد خارج از کشور داشته باشید، بایستی بدانید که چطور یک ایمیل انگلیسی خوب و رسمی بنویسید. معمولاً، دانشجوها برای ارتباط با اساتید خارج از کشور، بیش‌تر با این چالش درگیر هستند. اما افراد دیگر نیز بسته به حوزه‌ی کاری خود ممکن است نیاز به نوشتن ایمیل انگلیسی پیدا کنند.

در این نوشته ابتدا به کلیات ایمیل انگلیسی می‌پردازیم. سپس ویدئوهای یک کورس بسیار خوب در این زمینه برای شما قرار داده می‌شود.

نحوه نوشتن آدرس ایمیل

قبل از هرچیز برای نوشتن ایمیل به انگلیسی باید یک اکانت برای خود ایجاد کنید. این اکانت می‌تواند در سایت‌های مختلفی از جمله یاهو و یا گوگل ایجاد شود که پس‌وند انتهایی آن مشخص کننده نوع ایمیل شماست. مثلا اگر شما یک ایمیل در گوگل ایجاد کرده باشید در انتهای آدرس ایمیل‌تان پسوند @gmail.com لحاظ می‌شود و یا اگر در یاهو ایمیلی ایجاد کرده باشید در انتهای آدرس ایمیل خود پسوند @yahoo.com را مشاهده خواهید کرد.

در ایجاد یک ایمیل، باید توجه داشته باشید که آدرس ایمیلی را انتخاب کنید که رسمی، واضح و شامل اسم و فامیل‌تان باشد. اگر قصد دارید ایمیل رسمی انگلیسی بنویسید و یا برای ارگان و موسسه خاصی ایمیل ارسال کنید، این نکته از اهمیت بیش‌تری برخوردار خواهد بود. آدرس ایمیل شما باید به نحوی از اسم واقعی شما تشکیل شده باشد و نه یک نام کاربری و یا اسم مستعار. با توجه به اینکه به احتمال زیاد اغلب آدرس‌های ایمیل سرراست قبلاً توسط افراد دیگر استفاده شده است؛ تا حد امکان، با استفاده از نقطه، خط فاصله، یا علائم زیر خط (آندرلاین) سعی بفرمایید که آدرس ایمیلی ثبت کنید که فقط حاوی نام شما، بدون اعداد یا حروف اضافی باشد.

هیچگاه یک آدرس ایمیل غیر حرفه‌ای بکار نبرید. اگر نامی که به کار می‌برید، پرت و یا نامناسب باشد، هیچ کس شما را جدی نمی‌گیرد. مثلا فرض کنید می‌خواهید ایمیل مبنی بر درخواست کار برای شرکت و یا موسسه به‌نامی ارسال کنید. اگر آدرس ایمیل شما asheghe-khasteh1358&#k60@gmail.com باشد ممکن است کسی حتی رغبتی به باز کردن این ایمیل نداشته باشد. ولی اگر آدرس ایمیل شما شامل نام و نام‌خانوادگی‌تان باشد، جنبه بسیار رسمی‌تری خواهد داشت. مثلا: Ali.Barzegar@gmail.com

عنوان ایمیل یا subject

یکی از مواردی که در طریقه نوشتن ایمیل به انگلیسی باید در نظر بگیرید انتخاب عنوانی دقیق، کوتاه و به‌جاست. این موضوع به‌خصوص اگر قصد نوشتن ایمیل رسمی به انگلیسی را داشته باشید، بسیار مهم‌تر خواهد بود. چرا که باعث می‌شود ایمیل شما در بین هزاران ایمیل دیگر گم نشود و به راحتی با سرچ عنوان و یا موضوع ایمیل‌تان، دریافت کننده، بتواند راحتی به آن دسترسی داشته باشد.

سعی کنید در انتخاب ایمیل صادق باشید و از انتخاب عناوین جذابی که هیچ ربطی به محتوای ایمیل شما ندارند؛ خودداری کنید. عنوان ایمیل شما باید تا حد امکان کوتاه و متناسب با موضوع ایمیل‌تان باشد. از توضیح اضافی در این بخش خودداری کنید اما مطمئن شوید که عنوان، محتوای ایمیل تان را به کسی که شما را نمی‌شناسد، نشان دهد. در صورت امکان، از یک کلمه کلیدی استفاده کنید تا به خاطر سپاری ایمیل‌تان، و یا جستجوی آن در یک صندوق ورودی شلوغ، آسان‌تر شود.

به عنوان مثال، «جلسه مربوط به پله برقی آسیب دیده در 12 بهمن» به اندازه کافی خاص است و موضوع ایمیل با هیچ چیز دیگری اشتباه نمی‌شود. اما آنقدرها هم شامل جزئیات (مثل برنامه ریزی، لیست مهمان‌ها، درخواست‌های ناهار، و بررسی اجمالی نشست 12 بهمن)، نیست که موجب سردرگمی شود.

یادتان باشد همیشه اهل فن ممکن است در روز، صدها ایمیل دریافت کنند. هر چه عنوان مشخص‌تر و جذاب‌تر باشد، احتمال این‌که ایمیل توسط فرد گیرنده واقعاً به دقت خوانده شود بیش‌تر است.

حال اگر ایمیلی که ارسال می‌کنید چندان جنبه رسمی ندارد و برای صحبت با دوست صمیمی خود است می‌توانید هر عنوانی برای آن انتخاب کنید و نیاز به سخت‌گیری و دقت ندارید.

فونت و لحن ایمیل

سعی کنید در نوشتن ایمیل رسمی به انگلیسی از فونت مناسبی استفاده کنید و ترجیحا از فونت‌های فانتزی و یا فونت‌هایی که بیش‌تر مناسب روابط دوستانه و صمیمی و کودکانه است استفاده نکنید. بهترین فونت‌ها برای نوشتن ایمیل رسمی انگلیسی عبارتند از : Times New Roman، Arial، Calibri، Georgia و Helvetica

در خصوص لحن ایمیل نیز باید توجه داشته باشید که در حال نگارش ایمیل رسمی انگلیسی هستید و یا ایمیلی دوستانه. اگر ایمیل شما حالت رسمی دارد. باید جملات و عباراتی که به کار می‌برید کاملا رسمی و محترمانه باشد. نباید از کلمات صمیمی، مخفف و محاروه استفاده کنید. مثال:

Please let us know when you finish the task.

لطفا بعد از اتمام کار به ما اطلاع بدهید.

Gimme a call, when done.

تموم شد بهم زنگ بزن. (این حالت کاملا غیر رسمی، محاوره و دوستانه است که باید در ایمیل‌های رسمی از آن پرهیز کنید.)

واژه Gimme مخففی برای give me است

سلام گفتن در ایمیل انگلیسی

پس از مشخص کردن عنوان ایمیل‌تان، برای آغاز طرز نوشتن ایمیل به انگلیسی ابتدا باید با سلام، درود، تهنیت و یا خطاب قرار دادن گیرنده، ایمیل خود را آغاز کنید.

در آغاز ایمیل، خطاب قرار دادن گیرنده با نام او ارجحیت دارد. از عنوان فرد (آقا، خانم، یا دکتر) همراه با نام خانوادگی او استفاده کنید و پس از آن ویرگول یا دونقطه بگذارید. در صورت تمایل، می توانید قبل از عبارت خطابی از کلمه Dear استفاده کنید (اما Hello… نیز قابل قبول است). استفاده از نام خانوادگی رسمی‌تر است و معمولاً بایستی از آن استفاده کرد، به جز در مواردی که با گیرنده ایمیل صمیمی باشید و او را به اسم خطاب کنید. در صورتی که نام گیرنده را نمی‌دانید (اما واقعا باید سعی کنید آن را پیدا کنید) از «Dear Sir/Madam » یا «Dear Sir or Madam» استفاده کنید و بعد از آن دو نقطه بگذارید.

به صورت کلی می‌توانید برای آغاز ایمیل خود از عبارات زیر استفاده کنید:

• اگر نام و یا فامیل دریافت‌کننده ایمیل خود را می‌دانید می‌توانید از القاب زیر به‌علاوه نام فامیل طرف مقابل استفاده کنید. Dear Mr./ Miss/ Ms./ Dr/ Sir/ Madam…

• اگر فامیل فرد را نمی‌دانید می‌توانید از عبارت to whom it may concern به معنای خطاب به مسئول ذی‌ربط یا دیگر عبارات این‌چنینی استفاده کنید.

تشکر از گیرنده ایمیل

اگر گیرنده ایمیل شما یکی از مشتریانی است که از شما سوالی پرسیده یا فردی است که جواب ایمیل قبلی شما را داده و اکنون شما قرار است مجدد به او ایمیل بزنید؛ بهتر است بعد از درود و تهنیت، بابت وقتی که گذاشته و جوابی که داده و یا سوالی که پرسیده از وی تشکر کنید. مثلا می‌توانید از عبارات زیر استفاده کنید:

• اگر گیرنده شما مشتری و یا فردی است که در خصوص شرکت، موسسه و یا خدمات و محصولات شما سوالی دارد می‌توانید بگوییدThank you for Contacting Zabanshenas App (ممنون بابت تماس با نرم‌افزار زبان‌شناس).

• اگر گیرنده ایمیل شما فردی است که پاسخ ایمیل قبلی‌تان را داده است می‌توانید از پاسخ‌گویی سریع او تشکر کنید و عبارت thank you for your prompt reply (ممنون بابت پاسخ‌گویی سریع شما) و یا thanks for getting back to me (ممنون بابت جواب دادن) استفاده کنید.

اگر برای اولین بار است به فردی ایمیل می‌زنید، این قسمت را حذف کنید و به سراغ مورد بعدی بروید. چرا که تشکر در قسمت اول ایمیل برای مواردی به‌کار می‌رود که بیش از یک مکاتبه صورت گرفته. یعنی ایمیل شما در پاسخ به ایمیلی است که فردی برای‌تان ارسال کرده است.

معرفی خود و موضوع ایمیل

پس از سلام و تهنیت و تشکر از گیرنده ایمیل (در صورت لزوم)، باید در پاراگراف اول نوشتن ایمیل به انگلیسی، خود و موضوع ایمیل‌تان را کوتاه و دقیق معرفی کنید. در معرفی خود نیازی نیست که یک بیوگرافی کامل از خودتان ارائه دهید. بلکه تنها به نوشتن نام و نام‌خانوادگی، سمت شغلی و محل کار (در صورت نیاز) اکتفا کنید. پس از معرفی خود، موضوع اصلی ایمیل‌تان را بیان کنید. این‌که چه چیزی باعث شده که این ایمیل را بنویسید و ارسال کنید و یا قصد و هدف شما از نوشتن ایمیل به انگلیسی چه بوده است.. مثلا:

نام من علی گل‌میرزایی است و خواستار گرفتن سمت توسعه دهنده‌ی اندروید ذکر شده در صفحه‌ی همکاری در وبسایت زبانشناس هستم.

My name is Ali Golmirzaei. I’m contacting you to apply for the android developer position listed on zabanshenas.com.

نام من شبنم مهدی‌زاده است. من در مورد پکیج مگا داستانی که در تاریخ 31 دسامبر سال 2016 دریافت کردم، مکاتبه می‌کنم. من آدرس ایمیل تان را از وب سایت زبانشناس به دست آوردم.

My name is Shabnam Mehdizadeh. I am writing about the fast fluency product I received on December 31, 2016. I obtained your Email address from the zabanshenas website.

متن پیام‌تان را واضح بنویسید. مطمئن شوید که بدون توضیح اضافی، منظور خود را بیان می‌کنید. اگر متن طولانی باشد، خواننده ممکن است فقط نگاهی اجمالی به نکات مهم داشته باشد. سعی کنید متن را به پاراگراف‌های موضوعی بشکنید تا آن را منطقی‌تر و قابل درک‌تر نمائید.

می‌توانید از جملات زیر برای توضیح متن ایمیل رسمی انگلیسی خود استفاده کنید:

• I’m writing (to you) with regards to / regarding/ in concern with/ concerning….

به معنی این‌که با توجه به/ درباره‌ی/ در ارتباط با موضوع ..... این ایمیل را برای شما می‌نویسیم.

• I’m writing (in order) to ask/ to inform you/ to let you know/ to thank you/ to confirm/ to tell you/ etc.

به این معنی که این ایمیل را برای سوال از شما/ تشکر از شما/ مطلع کردن شما/ گفتن به شما و غیره می‌نویسم.

• I’m writing to you because….

این ایمیل را می‌نویسم چرا که.....

• Sorry to write out of the blue, but…

این یک اصطلاح انگلیسی است که یعنی شرمنده که یهویی (سرزده، بدون خبر، بدون اطلاع قبلی) دارم واستون ایمیل می‌فرستم.

نوشتن ایمیل رسمی انگلیسی نباید بیش از 5 پاراگراف شود و هر پاراگراف نباید بیش از 5 جمله باشد. بین هر پاراگراف و پاراگراف بعدی یک خط فاصله بگذارید. اگر در حال نوشتن ایمیل رسمی به انگلیسی هستید، حتما از نوشتار غیررسمی خودداری کنید. سعی کنید از عبارات، کلمات، اصطلاحات و یا حتی مخفف کلمات انگلیسی که جنبه محاوره و غیر رسمی دارند؛ بپرهیزید. سعی کنید تمامی علایم نگارشی، قواعد گرامری و املای کلمات را به صورت صحیح، دقیق و درست به‌کار ببرید.

پس از پایان یافتن موضوع اصلی ایمیل رسمی انگلیسی، می‌توانید فایل یا فایل‌هایی که قرار است همراه ایمیل ضمیمه شود را قرار دهید و با بیان یک جمله کوتاه به گیرنده یادآوری کنید که همراه این ایمیل فایلی پیوست شده است. می‌توانید از عبارات زیر برای بیان این مورد استفاده کنید.

• For more details, please see the website/ attachment/ diagram/ information/ etc. below.

برای اطلاعات بیش‌تر لطفا وب‌سایت/ پیوست/ نمودار/ اطلاعات/ و غیره زیر را ببینید.

• I’ve attached …/ … is attached.

فایل .... را پیوست کردم. / فایل ... پیوست شده است.

• If you look at the website/ pages/ file attached/ etc. below, you will see that…

اگر به وب‌سایت/ صفحات/ فایل پیوست‌شده و غیره زیر نگاهی بیاندازید می‌بینید که....

خداحافظی در ایمیل انگلیسی

پس از این‌که عنوان ایمیل خود را به درستی انتخاب کردید. ایمیل خود را با درود، تهنیت و یا تشکر مناسب آغاز کردید و به معرفی خود پرداختید و هدف‌تان را از نوشتن ایمیل به انگلیسی بیان کردید؛ باید با ذکر جملات مناسبی ایمیل خود را به اتمام برسانید و از گیرنده خداحافظی کنید.

بهتر است برای بیان احترام بیش‌تر، قبل از به اتمام رساندن ایمیل رسمی انگلیسی، بار دیگر از مخاطب خود بابت وقتی که گذاشته و به بررسی ایمیل شما پرداخته تشکر کنید. حتی اگر ایمیل شما نیاز به پاسخی از سوی گیرنده دارد؛ می‌توانید پیشاپیش از پاسخی که به شما خواهد داد تشکر کنید. استفاده از عبارات زیر پیش از به اتمام رساندن نوشتن ایمیل به انگلیسی می‌تواند فرم مودبانه و رسمی‌تری به ایمیل شما بدهد.

Thank you for your attention/ patience and cooperation.

سپاس‌گذارم از توجه/ صبر و همکاری شما

’m looking forward to hearing from you/ I’m looking forward to having your advice on this special topic.

منتظر پاسخ شما هستم/ منتظر راهنمایی شما در خصوص این موضوع خاص هستم.

Thank you in advance.

پیشاپیش از شما سپاسگزارم.

Thanks again for all your help.

بازم از کمک‌های شما سپاس‌گذارم.

Have a good vacation/ holiday/ trip/ weekend/ day/ etc.

تعطیلات/ اوقات/ سفر/ آخر هفته/ روز/ و غیره خوبی داشته باشد.

پس از تقدیر و تشکر و آماده‌سازی مخاطب خود، برای پایان دادن به ایمیل، از شکل صحیح خداحافظی استفاده کنید. این به میزان صمیمیت شما با گیرنده بستگی دارد. می‌توانید از برخی عبارات و کلمات زیر برای خداحافظی استفاده کنید:

· Sincerely yours (ارادتمند شما)

· Yours cordially (دوست‌دار شما)

· Respectfully (با احترام)

· Your student (دانش‌آموز شما)

· Best regards (با تشکر از توجه شما)

· Best wishes (با آرزوی بهترین‌ها)

· All the best (با بهترین آرزوها) امضا

پس از به پایان رساندن نامه و خداحافظی، بهتر است برای تکمیل طرز نوشتن ایمیل به انگلیسی، از یک امضای الکترونیک استفاده کنید. این امضا می‌تواند شامل نام و نام خانوادگی کامل شما باشد. اگر یک عنوان شغلی دارید، آن را در خطِ بعد از نام خود بیاورید و نام شرکت یا وب سایت را در خط بعد از آن بنویسید. اگر عنوان شغلی ندارید، اما وبلاگ یا وب سایتی مربوط به محتوای ایمیل دارید، لینکی به آن وب‌سایت در خط پایین نام خود قرار دهید. توجه داشته باشید که اگر در حال نوشتن ایمیل رسمی به انگلیسی در مورد یک شغل هستید، تنها یک وب سایت یا وبلاگ مربوط به حرفه خود را ضمیمه ایمیل نمایید نه وبلاگی مربوط به سرگرمی یا علایق شخصی.

Hossein Naseri;

Founder of Zabanshenas App

حسین ناصری؛

موسس اپلیکیشن زبان‌شناس

ویرایش پیغام

پس از این‌که طرز نوشتن ایمیل رسمی انگلیسی خود را به دقت و با رعایت اصول و قواعد ذکر شده به پایان رساندید؛ باید محتوای پیغام خود را ویرایش کنید. اطمینان یابید هیچ اطلاعات مهمی را از قلم نینداخته باشید (یا حرف تکراری نزده باشید). خواندن ایمیل با صدای بلند و یا درخواست از کسی برای ویرایش آن راه بسیار خوبی است تا نوشته خود را از دیدگاه دیگری ببینید.

املا و دستور زبان پیغام خود را نیز ویرایش کنید. اگر در حال نوشتن ایمیل انگلیسی هستید، به نحوه استفاده از حروف بزرگ در ابتدای جمله و یا نام‌های خاص توجه داشته باشید. تمامی اصول و قواعد نگارشی، گرامری و املایی متن خود را چک کنید تا مشکلی نداشته باشد. اگر [شرکت یا سازمان] ارائه دهنده ایمیل، از قبل گزینه املا و دستور زبان را برای‌تان تدارک ندیده است، ایمیل خود را با استفاده از copy-paste به یک برنامه واژه‌پرداز برده، در صورت لزوم در آن تجدید نظر کرده و آن را دوباره به ایمیل خود بازگردانید.

نمونه ایمیل انگلیسی

حال برای این‌که مواردی که در بالا برای نگارش ایمیل رسمی انگلیسی بیان کردیم را به درستی درک کنید؛ در ادامه یک مثال به همراه ترجمه، در اختیار شما قرار خواهیم داد.

Subject: request for cooperation

Dear Mr. Azimi;

Thanks to your kind offer of cooperating.

My name is Hossein Naseri, the founder of Zabanshenas Application. I’m writing to inform you that we will be glad to have you as an English teacher in our team. I’ve attached our website link below. You can check the different parts and choose which would be your desired field to teach.

Thanks again for your attention and cooperation.

Please let us know when you want to start.

Have a good holiday.

Sincerely;

Hossein Naseri;

Founder of Zabanshenas Application.

موضوع: درخواست همکاری

آقای عظیمی عزیز؛

از پیشنهاد خوب شما بابت همکاری سپاس‌گزارم.

من حسین ناصری، موسس اپلیکیشن زبان‌شناس هستم. این ایمیل را می‌فرستم که به شما اطلاع دهم از این‌که شما را به عنوان معلم زبان در تیم خود داشته باشیم؛ بسیار خرسند خواهیم بود. لینک وب‌سایت‌مان را در زیر پیوست کرده‌ام. می‌توانید بخش‌های مختلف آن را بررسی کرده و زمینه مورد علاقه خود برای تدریس را انتخاب کنید.

مجدد از توجه و همکاری شما سپاس‌گزارم.

لطفا به ما اطلاع دهید که چه زمانی قصد آغاز کار را دارید.

تعطیلات خوبی داشته باشید.

ارادتمند شما

حسین ناصری؛

موسس اپلیکیشن زبان‌شناس.

کلام آخر

در این مقاله به شما توضیح دادیم که رعایت چه مواردی باعث می‌شود تا شما بتوانید ایمیل رسمی انگلیسی خود را بنویسید. در ابتدای طریقه نوشتن ایمیل به انگلیسی باید یک آدرس ایمیل به انگلیسی ایجاد کنید که حاوی اسم و فامیل‌تان باشد. پس از آن باید یک موضوع کوتاه، دقیق و مرتبط با موضوع ایمیل خود انتخاب کنید. برای نوشتن ایمیل انگلیسی باید کار خود را با درود و تهنیت آغاز کنید. اگر می‌خواهید ایمیل رسمی انگلیسی بنویسید باید پس از سلام و تهنیت، خود را معرفی کرده و موضع ایمیل خود را عنوان کنید. در طرز نوشتن ایمیل رسمی انگلیسی گفتیم که پس از پایان موضوع ایمیل باید با جملات مناسبی از گیرنده تشکر و خداحافظی کنیم و در نهایت با یک امضای دیجیتال کار نوشتن ایمیل انگلیسی خود را به اتمام برسانید. فراموش نکنید که در نهایت باید ایمیل خود را از نظر رعایت قواعد نگارشی و املایی چک کرده و مطمئن شوید که موضوعی را از قلم نینداخته یا زیاده‌گویی نکرده باشید.

در نهایت باید بگوییم که اگر دوست دارید بتوانید به تمامی مهارت‌های زبان انگلیسی تسلط کافی داشته باشید؛ بهتر است اپلیکیشن زبان‌شناس را دانلود و نصب کنید و با گذراندن دوره‌های متفاوت، پویا و کاربردی آن، بدون اتلاف وقت و صرف هزینه هنگفت، هر چهار مهارت listening، speaking، reading و writing را در خود تقویت کنید. در این اپلیکیشن می‌توانید از حضور مربیان و متخصصان حوزه آموزش زبان بهره ببرید و در هر زمان و مکانی که فرصت دارید مشغول خودآموزی شوید. علاوه بر این می‌توانید از ویژگی‌های بسیار خاص، جذاب و موثر زبان‌شناس برای ارتقاء سطح واژگان و گرامر خود نیز بهره ببرید و با دیدن فیلم‌ها و انیمیشن‌های مختلف، گوش دادن به پادکست‌ها و موزیک‌های به‌روز و خواندن داستان‌های کوتاه و بلند؛ با اصطلاحات، عبارات و کلمات پرکاربرد انگلیسی نیز آشنا شوید. در ادامه لینک دانلود اپلیکیشن زبان‌شناس را در اختیار شما قرار خواهیم داد.

· دانلود نسخه آیفون اپلیکیشن زبان‌‌شناس

· دانلود نسخه اندروید اپلیکیشن زبان‌شناس

· نسخه تحت وب اپلیکیشن زبان‌شناس