با توجه به ظهور تکنولوژی‌های جدید و راه‌های ارتباطی آنلاین، نامه‌نگاری سنتی نسبت به گذشته بسیار کمرنگ شده و کمتر کسی از نوشتن نامه برای انتقال پیام مورد نظرش استفاده می‌کند. اما خیلی از درخواست‌های رسمی، اداری و حتی دوستانه باید در قالب نامه ارسال شوند تا پاسخ مناسب دریافت شود. پس هیچ‌گاه نمی‌توان اهمیت و ارزش نامه را دست کم گرفت و از یادگیری آن صرف‌نظر کرد. از این رو نامه‌نگاری انگلیسی یکی از مهارت‌های اصلی برای هر فرد انگلیسی زبان است. همچنین اگر قصد مهاجرت تحصیلی، کاری یا دائمی به کشورهای خارجی دارید باید با اصول این کار آشنا باشید. چون برای امور سازمانی، تجاری، درخواست کاری به کارفرما، شرکت و... نیازمند نوشتن نامه و رعایت نکات آن هستید.
نامهی انگلیسی چگونه نوشته می شود؟
نامه یک متن مکتوب و باارزش است که از آن به عنوان سند هم می‌توان استفاده کرد. بنابراین در نوشتن و نوع نگارش آن باید دقت زیادی داشت. احتمالا با نوع نوشتن نامهی فارسی و اجزای آن آشنایی دارید، نامه‌نگاری انگلیسی هم بسیار شبیه به همان است. شاید در قدم اول و برای اولین بار سخت به نظر بیاید اما با مطالعه‌ی این مطلب و کمی تمرین، به‌راحتی قادر به نوشتن آن خواهید بود.
نامهی انگلیسی مانند نامهی فارسی از ۶ بخش اساسی تشکیل می‌شود:
۱- اطلاعات تماس شخص فرستنده و گیرنده به همراه تاریخ
۲- سلام و ادای احترام
۳- مقدمه و اشاره به موضوع کلی نامه
۴- بدنه و متن اصلی نامه
۵- نتیجه‌گیری و پایان
۶- امضا
نامه‌نگاری انگلیسی چه انواعی دارد و چطور باید آن را نوشت؟
نامه‌نگاری در دو نوع رسمی و غیر رسمی انجام می‌شود. نوع اول مخصوص تقاضا یا درخواست از کارفرما، همکار و... یا بیان موضوعی به یک شخص تجاری یا مقام بلندبالا است. همچنین یک درخواست ملاقات، استعفا، مرخصی، شکایت و... نیز در دسته نامه‌نویسی رسمی قرار می‌گیرند. لحن و بیان این نوع مکاتبه بسیار رسمی، غیر محاوره، صریح و مستقیم است. نامهی غیررسمی را برای آشنایان، اقوام، دوستان و... می‌نویسند و لحن و گفتار آن صمیمانه، احساسی و در بعضی مواقع حتی عامیانه است.
اصول نامه‌نگاری رسمی به انگلیسی
در قسمت بالایی نامه، برخی از اطلاعات تماس خودتان، گیرنده‌ی پیام و سپس تاریخ ارسال را ذکر کنید. برای مثال می‌توانید از این عبارات و نمونه‌ها کمک بگیرید.
- Nil Livdani (نام نویسنده)
- No 20, Ladan 3 St, Ladan Blvd, Mashhad, IRAN (آدرس فرستنده)
- 14th May 2020 (تاریخ)
- Miss Sara Bell (نام گیرنده)
- 123 ABC St. New York City, NY 99999 (آدرس گیرنده)
در بخش بالا می‌توانید شماره تماس خود را بعد از آدرس و سِمت و مسئولیت گیرنده‌ی نامه (برای مثال فرد مورد نظر مدیر شرکت است، استفاده از Manager گزینه‌ی مناسبی است) را بعد از اسم و فامیل آن ذکر کنید. همچنین اگر نامهی شما مربوط به یک کمپانی و شرکت می‌شود، نام شرکت را نیز در قسمت آدرس گیرنده بیاورید.
در مرحله‌ی بعد باید گیرنده‌ی پیام را مخاطب قرار داده و صحبت خود را آغاز کنید. قبل از این کار می‌توانید موضوع اصلی نامه را در قالب یک عبارت یا جمله‌ی کوتاه بیان کنید.
شروع نگارش نامهی رسمی به انگلیسی
- complaining about environmental pollution by vehicles (موضوع)
ترجمه: شکایت از آلودگی محیط‌زیست توسط وسایل نقلیه
- Resignation From Work (موضوع)
ترجمه: استعفا از محل کار
برای مخاطب قراردادن در نامه‌نگاری انگلیسی می‌توانید از اصطلاحات رایج زیر استفاده کنید:
- Dear Mr. Adam,
پیشوند Mr برای آقایان به کار می‌رود.
- Dear Mrs. Smith,
پیشوند Mrs برای بانوان متأهل کاربرد دارد.
- Dear Miss. Baker,
پیشوند Miss برای خانم‌های مجرد به کار می‌رود.
- Dear Ms. Carter,
پیشوند Ms برای خانم‌هایی که وضعیت تأهل آن‌ها را نمی‌دانیم، کاربرد دارد.
همینطور اگر اسم و فامیل شخص گیرنده را نمی‌دانستید می‌توانید از عبارات زیر بهره بگیرید.
- Dear Madam, (خانم عزیز)
- Dear Sir, (آقای عزیز)
- Dear Dr, (دکتر عزیز)
- Dear Prof, (پروفسور عزیز)
- Dear Capt, (کاپیتان عزیز)
- و...
اگر فردی را هم اصلا نمی‌شناسید می‌توانید از عبارت رسمی To Whom It May Concern استفاده کنید.
این نکته را هم در نظر داشته باشید که در انگلیسی بریتیش یا همان بریتانیایی بعد از صدا زدن نام گیرنده، کاما (,) و در امریکن معمولا از دو نقطه (: ) استفاده می‌شود.
بدنه‌ی نامهی رسمی به زبان انگلیسی
در پاراگراف بعدی می‌توانید نامهی خود را با یک سلام و احوال‌پرسی رسمی و کوتاه و یا یک جمله اداری و روشن برای پرداختن به ادامه مطلب شروع کنید. عبارات زیر به عنوان نمونه قرارداده شده‌است.
- Hello, I hope you are doing well.
سلام، امیدوارم که حالتان خوب باشد.
- I came across an ad for your company today
من امروز با تبلیغی برای شرکتتان مواجه شدم.
اگر قبلا نامه‌ای از فرد یا کمپانی مورد نظر دریافت کردید، بهتر است صحبت خود را با یک عبارت تشکرآمیز آغاز کنید.
- Thank you for your kind letter of January 6th.
از نامهی محبت‌آمیز شما در تاریخ ۶ ژانویه سپاس‌گزار هستم.
در بخش بعدی نوشتن بدنه‌ی نامه را شروع می‌کنید و دلیل خود را از ارسال نامه می‌نویسید. سپس به درخواست، انتقاد، پیشنهاد و بحث اصلی بپردازید. اصطلاحات رایج زیر برای شروع یک بدنه‌ی خوب، مناسب است.
- I am interested in the job opening posted on your company website.
من به فرصت شغلی ارسال‌شده در وبسایت شرکت شما علاقه‌مند هستم.
- I need three days off too…
من به ۳ روز مرخصی احتیاج دارم برای...
- I have a question pertaining to my work schedule.
من یک سوال در مورد برنامه کاری خود دارم.
سپس با یک لحن کاملا محترمانه و روشن به بیان موضوع اصلی و درخواست خود بپردازید. برای مثال از این‌گونه اصطلاحات می‌توانید کمک بگیرید.
- I would be grateful if you could…
ممنون می‌شوم اگر...
- I am writing this letter to get information about… .
من این نامه را نوشتم تا درمورد ... اطلاعاتی به دست آورم.
- I was glad to hear that… .
از شنیدن .... خوشحال شدم.
- We can make you a firm offer of… .
ما می‌توانیم به شما یک پیشنهاد ... ارائه دهیم.
پایان‌بندی نامهی رسمی انگلیسی
در پایان هم از جملات و عبارات زیر برای اتمام نامه استفاده‌کنید.
- Thank you your attention to this letter.
از توجه شما به این نامه سپاس‌گزار هستم.
- Looking forward to hearing from you.
منتظر خبر از شما هستم.
- Have a nice day
روز خوبی داشته باشید.
در انتها هم باید نام و امضای خود را ثبت کنید. این اصطلاحات را نیز می‌توانید قبلا از آوردن اسم به کار ببرید.
- Respectfully yours,
[Name & Signature]
با احترام، ( نام و امضا)
- Yours sincerely,
[Name & Signature]
ارادتمند شما، (نام و امضا)
اکنون توجه شما را به دو نمونه نامه‌نویسی رسمی جلب می‌کنیم تا در صورت نیاز از آن‌ها برای ایده گرفتن استفاده کنید. همچنین می‌توانید از مثال‌های دیگر نامه‌نویسی در اینترنت و برخی از اپلیکیشن‌های یادگیری زبان مانند برنامه‌ی کاربردی زبانشناس به همراه کلی آموزش و سرگرمی جالب دیگر، بهره بگیرید.
۱- نمونه‌ی نامهی رسمی اول
۲- نمونه‌ی نامهی رسمی دوم
Read More Book Store
24, Crosby Lane
Bangalore 600045
20th August, 2019
The Manager
Zack Publishing House
Mumbai 400012
Subject: Requirement of new books for the store
Dear Sir,
I have received the books that you sent last week. The books are in perfect condition, and they were delivered on time. Owing to the great service rendered, I would like to order more books that would be a great addition to the wide range of books available at my store. Given below is a list of books that I would like to purchase:
| Title of the Book | Author | No. of Copies |
|---|---|---|
| Wuthering Heights | Emily Bronte | 3 |
| Treasure Island | R L Stevenson | 2 |
| A Brief History of Time | Stephen Hawking | 4 |
| Surely You’re Joking, Mr. Feynman! | Richard Feynman | 2 |
I shall be grateful if you could send me copies of these books as mentioned by VPP as early as possible to the address given.
Thank you in advance.
Yours faithfully,
Signature
JAVED
اصول نامه‌نگاری غیررسمی به انگلیسی
نامه‌نگاری انگلیسی به روش غیررسمی بسیار شبیه به نوع رسمی آن است با این تفاوت که نحوه‌ی بیان و لحن آن صمیمی و بدون گفتار رسمی و اداری است. این گونه از نامه‌ها را می‌توان به دلایل مختلف از جمله عذرخواهی کردن، دعوت کردن به یک مراسم خانوادگی، پرسیدن حال یک دوست یا یکی از اعضای خانواده، تبریک ازدواج و... نوشت.
بخش اطلاعات تماس مانند نامهی رسمی نوشته می‌شود.
شروع نامهی غیررسمی
درج موضوع کلی یا همان Subject در این نوع نامه الزامی ندارد. پس از درج نام، آدرس و تاریخ می‌توانید از عبارات زیر برای شروع استفاده‌کنید.
- Dear [Name],
- To [Name],
- Hi/Hey [Name],
- To my [Name or A family member],
بدنه‌ی نامهی غیررسمی انگلیسی
در مرحله بعد، از جملات احوال‌پرسی و عبارات دوستانه بهره بگیرید.
- How are you?
حالت چطور است؟
- I hope you have a good day.
امیدوارم روز خوبی را شروع کرده باشی.
- I hope you are in perfect health.
امیدوارم در سلامتی کامل باشی.
در ادامه به موضوع اصلی بپردازید و هدف خود را از نوشتن نامه بیان کنید. مثلا از این‌گونه عبارات برای شروع استفاده‌کنید.
- Thank you so much for inviting me to your wedding.
از این که من را به جشن عروسیتان دعوت کردید بسیار ممنون هستم.
- I'm so sorry I couldn't come to your wedding, but... [Reason]
از این که نتوانستم به جشن عروسی شما بیایم بسیار متأسفم اما... (دلیل)
- An interesting news about...
یک خبر جالب درباره‌ی....
- Thank you for your letter. I was very happy to hear that.
از نامهی شما متشکرم. از شنیدن آن بسیار خوشحال شدم.
سپس جملات پایانی، درخواست و خداحافظی خود را بیان کنید.
- are you coming to my birthday party?
آیا شما به جشن تولد من می‌آیید؟
- I am impatiently waiting for your answer.
بی‌صبرانه منتظر جواب شما هستم.
- I hope to see you soon.
امیدوارم به زودی ببینمت.
پایان‌بندی نامهی انگلیسی غیررسمی
در انتها نیز از اصطلاحات زیر برای خاتمه‌ی نامه استفاده و سپس آن را امضا کنید.
- Take care,
[Name & Signature]
مراقب خودت باش (اسم و امضا)
- Lots of love,
[Name & Signature]
دوستدار تو (اسم و امضا)
- Whit love ,
[Name & Signature]
با عشق (اسم و امضا)
در نامه‌های غیررسمی مجاز به مخفف کردن کلمات و به‌کار بردن عبارات عامیانه نیز هستید. در ادامه، ۳ نمونه نامه‌نگاری انگلیسی غیررسمی را مشاهده می‌کنید.
۱- نمونه‌ی نامهی غیررسمی اول
۲- نمونه‌ی نامهی غیررسمی دوم
۳- نمونه‌ی نامهی غیررسمی سوم
نامه‌نگاری انگلیسی یک تمرین عالی برای افزایش مهارت نوشتاری و نگارشی
نامه‌نگاری انگلیسی علاوه بر مزایایی مانند ایجاد فرصت تأمل، به‌صرفه بودن، القای حس ارزشمندی به گیرنده‌ی پیام و...، یک تمرین بسیار مؤثر و عالی برای تقویت مهارت نویسندگی است. پس اگر تا به حال نوشتن یک نامهی انگلیسی را تجربه نکردید، همین امروز این کار را به عنوان تمرین انجام دهید. استفاده از مطالب گفته‌شده در این مقاله و کمک‌گرفتن از اپلیکیشن زبانشناس برای افزایش دایره‌ی لغات و تقویت سایر مهارت‌های مورد نیاز بسیار مفید خواهد بود.
